Hiába fontos a cél, hiába választjuk meg jól a témát a gyűléshez, ha az eredményt lerontja vagy a rossz szervezés vagy a gyenge levezetés, ami sokszor előfordul helyi közösségek, civil szervezetek esetében. A szervezés és levezetés legfőbb szabályai a következők:

1. ELŐRE GONDOLKODÁS
Tisztán kell előre látnunk,
miért tartunk gyűlést;
kire irányul, kit akarunk megcélozni;
mit akarunk elérni.

Mi a cél?
a legfontosabb problémák felderítése?
Cselekvési terv kialakítása és jóváhagyása?
Kampány beindítása, tudatosság fokozása?
Helyi önkormányzat, más szervezetek képviselőinek bevonása?
Éves közgyűlés? stb.

2. A HELY MEGVÁLASZTÁSA
Terem mérete (ne legyen sem túl nagy, sem túl kicsi)
Vendéglátóipari egységben levő terem veszélye (italfogyasztás, kibemászkálás)
Fél órával hosszabb időre foglaljuk le a termet maradjon idő beszélgetni, és nem jó, ha “Kidobnak”

3. AZ IDŐPONT MEGVÁLASZTÁSA
Egybeesések elkerülése (népszerű TV-sorozat, helyi események, hagyományos ünnepek, önkormányzati ülés)
Megfelelő kezdési kezdési időpont (nem korai, nem kései)
Péntek este és hétvége elkerülése

4. ELŐKÉSZÍTÉS ÉS SZERVEZÉS
A gyűlés meghirdetése
– szórólap minden tagnak / minden lakásba
– helyi újságokban, médiában
A meghirdetés időzítése (5–7 nappal az eseményt megelőzően)
Az elnök személyének megválasztása
– iránta megnyilvánuló bizalom
– jártasság ülések levezetésében
– érthető, hangos beszéd
– humorérzék

Az elnök feladatai:
az ülés megnyitása, a cél ismertetése, a hozzászólók bemutatása, a feltett kérdésekre a válaszadók felkérése, a beszédek hosszúságának ellenőrzése, a szó megadása a félénkebbeknek is, az ülés folyamatának mederben tartása, a konfliktusok kibontakozásának megállítása, az ülés összegezése és bezárása.
egyéb szónokok
– csak az üljön az elülső asztalnál, akinek valóban szerepe van
– nem feltétlenül kell a pódiumot használni, lehet informálisan is üldögélni
– tanácsadók, hivatalnokok, külső meghívottak oldalt üljenek
– mikrofont csak akkor használjunk, ha elengedhetetlen (a hangerő hatalma + a technika ördöge)

előkészítő ülés szervezése
egyéb írásos anyagok készítése, az üléseken való elhelyezése

5. AZ ÜLÉS LEVEZETÉSE ÉS ELLENŐRZÉSE
A termet időben nyittassuk ki, helyezzünk ki egyéb anyagokat, szórólapokat nézegetni
a gyűlés kezdeti szakasza:
– a figyelem erősségének kihasználása
– a célok pontos elmagyarázása
a gyűlés középső szakasza:
– a káoszt el kell kerülni
– minden kérdés jusson el az elnökséghez
– minden szó hallható legyen mindenkinek
– elől ülő, előre beszélő emberek szavait ismételjük meg
– a felmerülő egyéni ügyeket utóbb személyesen beszéljük meg
– vegyük figyelembe a hallgatóság soraiból érkező javaslatokat
– ne engedjük eluralkodni a szaktanácsadókat – ez a mi gyűlésünk. Győződjünk meg arról, hogy azt fogják mondani, amit elvárunk tőlük
– láttassuk saját lelkesedésünket és meggyőződésünket
– figyeljünk az érdeklődés csökkenésére utaló jelekre (másfél-két óráig tart a figyelem)
– jó a vizuális segédanyag (film stb.) de ne túl sokat!
a gyűlés vége:
– össze kell foglalni, átismételni a legfontosabb pontokat és a leendő lépéseket
– ha az emberek már kezdenek elszállingózni, addig térjünk rá az összefoglalóra, amíg még sokan vannak, a “csúcson” fejezzük be, és ne a leszálló szakaszban
– álljunk az ülés után a korábban szólni nem merők rendelkezésére. Legyen világos, hogy az ülés után hol lehet információt szerezni
– ha szükséges, állapodjunk meg a következő ülés tervezett időpontjában
– állapodjunk meg abban, ki ad hírt a sajtónak

6. A GYŰLÉS UTÁN
Értékelés: jól ment a gyűlés? Miért nem ment jól? (Világos célok hiánya, rossz meghirdetés, rossz szervezés, túl sok kérdés megvitatása, rossz levezetés stb.)

Legközelebbi hírlevelünkben adjunk hírt a gyűlésről.